Congressen

Wordt u ook zo graag en vaak uitgenodigd voor congressen, colloquia en andere seminars ? Wij wel. En af en toe gaan we daar ook naar toe. Het communicatiemétier verplicht ons nu eenmaal de do’ s en dont’s van elk communicatie-instrument te doorgronden. Vandaar. Meteen enkele vaststellingen. Te oordelen naar wat wij wekelijks in ons postbakje aantreffen ben je minimum 170 euro kwijt en niet zelden 350 euro of meer. Een goede Vlaming vraagt zich dan af - alsof hij naar een trouwfeest moet en er nog geld in de envelop moet – haal ik er ongeveer uit wat ik er in stop ? Niet dus. Maar die vraag geldt nog meer voor het organiserende bedrijf, overheid of organisatie : realiseren wij met een congres onze doelstellingen ? Halen wij eruit wat wij erin stoppen ? Gesteld dat we het hier niet hebben over een bedrijf dat zijn brood verdient met het organiseren van seminars – dat zijn dus de congresagentschappen die betaald worden met uw 170 euro -, zijn het voor bedrijven middelen om iets te bereiken. Maar wat ? Wij hebben het ons al meer dan één keer afgevraagd temidden van een nokvolle aula.

Uiteindelijk zijn er maar 3 goede redenen om een congres te organiseren. Een ledenorganisatie bijvoorbeeld; Die haalt via een jaarlijks congres eens goed de band aan met haar leden. Niets rechtvaardigt de jaarlijkse ledenbijdrage meer dan te zien dat er nog leden zijn die hetzelfde doen en zijn. Of je wilt ingewikkelde dingen aan een ingewikkeld publiek uitleggen, zeg maar de typische research & development-seminars. Of je hebt een mega-communicatiebudget waarbij er, naast alle andere communicatieacties, eens per jaar wel een hoogmisje af kan. In het eerste geval spreken we over marketing, in het tweede over informatie en in het derde – in het beste - geval over zeer dure PR. U merkt het. Echt warm lopen wij niet van het medium, al stellen we het misschien wat zwart/wit. Belangrijk is dat het organiseren van een seminar of congres geen doel op zich mag worden maar slechts een middel is. En dus kan het een middel tot PR zijn, maar dan enkel voor grote, gevestigde namen die via andere kanalen hun doelstellingen ruimschoots halen. Zoals een website, advertentiecampagne of persstrategie moet het passen in een globaal plan. Doet het dat niet, dan sluit het seminar mogelijk met een lichte winst af maar is het bedrijf geen stap vooruit in zijn marketingstrategie. Want wie los van de 3 bovenstaande redenen een congres organiseert, moet er zich van bewust zijn dat hij meer mensen bereikt via een fractie media-aandacht dan met een nokvolle zaal. Of een succesvol colloquium ook doorsteekt naar een ruimer publiek hangt immers af van de strategie die er rond wordt ontwikkeld. Wat doet een bedrijf wanneer het miljoenen euro’s investeert in campagnes maar wanneer deze niet de verhoopte extra herkenbaarheid opleveren ? Juist, het reclamebureau wordt buitengezwierd, of de marketingmanager. Maar colloquia blijft men maar organiseren zonder dat de centrale boodschappen door de media en dus het brede publiek worden gecapteerd. Daar wordt door bedrijven niet kritisch genoeg over nagedacht. Omdat, als u het ons vraagt, congressen een verraderlijke virtuele realiteit creëren waarbij het applaus van de volle zaal zelfs een door de wol geverfde manager kan verblinden. “Het was toch goed. Er was veel volk.” Zoiets, en dus doen we volgend jaar hetzelfde.

Wat haalt wel nog de media ? Partijcongressen, waar vaak de politieke nieuwswaarde aanzuigt, of een wetenschappelijke doorbraak die middels een seminar de wereld wordt ingestuurd. In beide gevallen zijn de middelen goed gekozen en passen ze in een strategie om de boodschap voldoende gewicht en nagalm te geven. Meteen een ander belangrijk punt : wie geen nieuws kan brengen op een congres, verkoopt in feite een verdoken opleiding. En dat laten we best over aan organisaties voor wie dàt een echte doelstelling is.