Hoe overleven ondernemers de werken voor hun deur?

Minder hinder door meer informatie en sterkere betrokkenheid

Geen handelaar die de noodzaak van een mooie winkelstraat betwist. Alleen: weinig winkels overleven 14 maanden slijk, parkeerproblemen en een omzet die keldert. Is er dan niets aan te doen? Toch wel: communiceren.

We lezen het in artikels, horen het haast dagelijks in interviews en het zoveelste onderzoek bewijst andermaal wat iedereen al weet: zelfstandige ondernemers willen meer informatie en meer maatregelen voor minder hinder tijdens openbare werken. Problemen zullen er altijd zijn. Het is de kunst om ze tot een minimum te beperken. De pijlers zijn maximale bereikbaarheid, informatie en betrokkenheid. Abstracte begrippen die we concreet kunnen invullen met enkele eenvoudige maar doeltreffende middelen.

In feite is het niet zo moeilijk om alle betrokkenen en vooral de kleine zelfstandige ondernemers tevreden te houden. Ze moeten eerst en vooral tijdig en juist worden geïnformeerd. Dat betekent meteen ook dat er voldoende communicatiemiddelen ter beschikking moeten staan. De afgesproken timings en termijnen moeten worden nageleefd en de bereikbaarheid van de ondernemingen moet worden verzekerd. Als men op elk moment aan al deze voorwaarden voldoet, groeit er bij zelfstandige ondernemers en bedrijven gegarandeerd een positief draagvlak voor het project. De ondernemersadviseur, de overlegvergadering en het ondernemerspanel zijn daarbij belangrijke instrumenten.

Tijdige en correcte informatie voor een stevig draagvlak

Wie weet beter dan de zelfstandige ondernemers, de winkeliers en de handelaars wat hun klanten verlangen? De ondernemers vormen een belangrijk intermedium: zij zijn het die dagelijks contact hebben met een belangrijke groep betrokkenen en niet de aannemer, de ingenieur of de aanbestedende overheid.

Ondernemersadviseur als bemiddelaar

In deze moeilijke periode moeten ondernemers die dat wensen op begeleiding kunnen rekenen. De ondernemersadviseur helpt ze bij de verwerking van de informatie, het nemen van de juiste beslissingen en het onderhandelen met de verschillende instanties. Hij is de ondernemersgids, de spreekbuis of ombudsman waarop de zelfstandige ondernemers op elk moment gratis een beroep kunnen doen. Vanaf de beginfase stellen we daarom een ondernemersadviseur aan die optreedt als bemiddelaar tussen de aannemer en de zelfstandigen.

Overlegvergadering voor hete hangijzers

Vanaf de voorbereidende fase van het project zetelen afgevaardigden van de zelfstandige ondernemers in de overlegvergadering. Samen met de aannemer, de aanbestedende overheid, de ondernemersadviseur en de betrokken nutsmaatschappijen bespreken ze op vastgelegde tijdstippen de hete hangijzers. Ze discussiëren over mogelijke minder-hindermaatregelen, communicatiekanalen en andere ideeën. De overlegvergadering schenkt extra aandacht aan de informatie, de signalisatie en de bereikbaarheid.

Ondernemerspanel voor waarheidsgetrouwe input

Om een goed en correct beeld te bekomen van wat er bij de handelaars leeft, richten we ook een test- of ondernemerspanel op dat representatief is voor alle bedrijven en handelszaken uit de omgeving. We onderwerpen het panel op regelmatige basis aan een kwalitatief onderzoek. Plannen worden afgetoetst, we verzamelen input over de verzuchtingen van de zelfstandigen, onderzoeken de haalbaarheid van minder-hindermaatregelen, enzovoort.

De instrumenten om betrokkenheid te genereren, zodat de getroffen ondernemers echte ambassadeurs van het project worden, mogen niet vrijblijvend zijn. Daarom is het aangewezen om de ondernemersadviseur, de overlegvergadering en het ondernemerspanel in de bestekken vast te leggen. Dit zou in Vlaanderen een grote stap naar meer zekerheid voor ondernemers tijdens openbare werken zijn. De drie instrumenten vormen immers de basis voor een constructieve samenwerking. Als ze niet afdwingbaar zijn, is de kans groot dat er ook niets van in huis komt, waardoor het draagvlak te laat en foutief wordt opgebouwd.

Bereikbaarheid garanderen via de 72-urenregel

Om te voorkomen dat mensen op een kwade dag onverhoeds door een bulldozer worden gewekt, moeten we belangrijke wijzigingen van de planning tijdig communiceren. Het zorgvuldig opgebouwde draagvlak kan immers door één enkele onaangekondigde verandering in een mum van tijd worden gesloopt.

We spreken af om geen structurele aanpassingen op de werf te doen als er niet minstens drie dagen tijd is om ze te communiceren. Die 72 uren respijt laten toe om de vereiste kanalen in te schakelen. Voor de ondernemers is deze regel cruciaal. Ze hebben dan immers nog de tijd om op de veranderingen te anticiperen en hun klanten ervan op de hoogte te brengen. Om ook dit afdwingbaar te maken, nemen we de 72-urenregel in de bestekken op.

Bereikbaarheid garanderen via efficiënte signalisatie

De signalisatie is een specifieke, maar cruciale vorm van communicatie die permanent moet worden ontwikkeld en bijgestuurd. Voor de ondernemers is het in de eerste plaats belangrijk dat hun bedrijf of winkel vlot bereikbaar blijft. De meeste klanten willen geen extreme inspanningen doen en velen blijven zelfs al bij lichte hinder weg. De concurrentie biedt immers meer dan voldoende alternatieven.

Van omleiding naar toeleiding

Er is behoefte aan een goede, klantgerichte signalisatie die toelaat om zich in de buurt van de werken toch vlot en comfortabel te verplaatsen. In Vlaanderen sorteert de signalisatie echter vaak het omgekeerde effect. De complexiteit of onduidelijkheid van het systeem schept alleen maar extra verwarring. Bovendien is de signalisatie in de eerste plaats gericht op ‘omleiding’: hoe vermijdt u de straat waar wordt gewerkt? Daar schieten de handelaars in die straat weinig mee op, want zij willen dat hun zaak bereikbaar blijft. Ze hebben nood aan een signalisatie die is gericht op ‘toeleiding’: hoe raakt u toch in de straat waar wordt gewerkt?

Een uniform systeem dat de chaos van kleurencodes en letters vervangt door één duidelijk, op toeleiding gericht signalisatiesysteem: dat is wat Vlaanderen nodig heeft. De ontwikkeling van een dergelijk systeem vereist een hoop research, overleg, logica, gezond verstand en tijd. Denk dus maar niet dat de verkeersingenieurs het wel even uit hun mouw zullen schudden.

Met een positief draagvlak is het project al half geslaagd

Een stevig draagvlak voor de werken is essentieel. Slaagt men er niet in om zo’n draagvlak op te bouwen, dan komt het zelden goed. Uiteraard gaat dat niet in één-twee-drie. Het vereist van bij de start een intensief proces van betrokkenheid, consultatie en informatie.

Om te voorkomen dat openbare werken in chaos en ruzie verzanden, moet men de betrokken ondernemers al vanaf de eerste voorstellen actief informeren en consulteren. Door de motieven en doelstellingen van het project toe te lichten en de ondernemers meteen ook actief bij de uitwerking en signalisatie ervan te betrekken, zullen ze de noodzaak van de werken sneller aanvaarden en zich constructief opstellen. Negativisme en contestatie worden zo per definitie de kop ingedrukt.