Vermijd de lock-out en de knock-out

Onderhandelen met vakbonden: niet alleen wanneer het moet

Vakbonden in uw bedrijf, een gearrangeerd huwelijk? Partners tegen wil en dank, in goede maar vooral in kwade dagen? Vakbonden en bedrijfsleiding zullen wel nooit soul mates worden. Maar een kat-en-hondverhouding hoeft zeker niet de regel te zijn.

De vakbonden zijn geen noodzakelijk kwaad. In sommige bedrijven stellen ze zich juist erg soepel op en is er sprake van een constructieve samenwerking. Maar in andere bedrijven leggen ze voor een bagatel alles plat. Hoe komt dat en hoe kunt u dat vermijden?

De fundamentele regel luidt: erken de rol van de vakbonden en betrek ze bij het beleid, ook als dat niet wettelijk verplicht is. Contacteer, consulteer en informeer permanent en niet alleen als u daar niet onderuit kunt. Zo creëert u goodwill en bouwt u krediet op. De vakbonden degraderen tot bankzitters die enkel mogen opdraven als de ploeg vierkant draait, is om problemen vragen. Stel ze op en laat ze meespelen.

Hoe goed zijn uw tafelmanieren?

Af en toe een bloemetje volstaat niet om een relatie in stand te houden. Zit er een vlieg in de boter, dan wekt dat juist wrevel op. Een constructieve band met de vakbonden opbouwen, vergt de juiste aanpak in elke situatie. Het is dus geen kwestie van zo nu en dan even “in alle openheid” rond tafel te gaan zitten. Want de ene tafel is de andere niet.

We onderscheiden drie basissituaties:

• Volle tafel. Het klimaat is gunstig. Het bedrijf draait goed en er zijn geen (zichtbare) conflicten of topics om over te onderhandelen.
• Aan tafel. Normale onderhandelingen. Van beide kanten wat op- en afbieden, maar geen crisis.
• Vuisten op tafel. Problemen. Conflict tussen vakbonden en bedrijfsleiding met een rechtstreekse confrontatie.

Voor elk van de drie basissituaties formuleren we drie belangrijke principes. Ze vormen het raamwerk van een algemene communicatiebenadering voor een betere relatie met de vakbonden.

Volle tafel: bouw een constructieve relatie en draagvlak op

Alles gaat goed. De werknemers en het management zijn tevreden en er is geen vuiltje aan de lucht. Tot voor kort hadden veel bedrijven in een dergelijk klimaat geen oog voor het belang van communicatie met het personeel. Die fout maakt men nu minder vaak. Maar ook de communicatie met de vakbonden mag niet stilvallen.

Principe 1: hou permanent communicatielijnen open

De vakbonden willen niet aan de kant blijven staan. Hun afgevaardigden zijn door hun leden verkozen en moeten aan hen verantwoording afleggen. Als ze te lang op non-actief staan, zullen ze de drang voelen om toch ‘iets’ te doen. En dan gaan de poppen aan het dansen.

Wacht niet tot het te laat is, maar betrek de vakbonden ook in een gunstig klimaat bij het beleid. Het is immers juist tijdens rustige periodes dat de fundamenten voor een goede samenwerking worden gelegd. In moeilijke tijden plukt u daarvan de vruchten.

Principe 2: schat verschillende situaties juist in

In de komkommertijd blazen de media faits divers op tot wereldnieuws. Ze maken van een mug een olifant. Op dezelfde manier kunnen in een goed draaiend bedrijf futiliteiten in een conflict ontaarden.

Door de vakbonden niet te negeren en ze volop de kans te geven om ook kleine problemen aan te kaarten, kunt u tijdig ingrijpen. Het komt er dan in de eerste plaats op aan om de situatie correct in te schatten. Laat de zaak niet escaleren, maar zoek samen met de vakbonden naar een goede oplossing. Zo krijgen zij de kans om zich te bewijzen, terwijl u een potentieel conflict ontmijnt.

Principe 3: vergeet de achterban niet

De werknemers mogen niet alleen het verhaal en de visie van de vakbonden kennen. De onderneming moet ook rechtstreeks met het personeel communiceren. Zelfs de overheid heeft dat begrepen en communiceert niet langer uitsluitend via het middenveld, maar ook rechtstreeks met de bevolking.

Laat uw stem horen. Dat verkleint het risico op misverstanden en bevordert de communicatie in tijden van nood. In volle crisis is het immers te laat om een communicatiecultuur op te bouwen.

Aan tafel: empathie is de sleutel

Onderhandelen met de vakbonden vergt bijzondere vaardigheden. Leef u in, gebruik empathie en werk ook tijdens de onderhandelingen verder aan een constructieve relatie.

Principe 4: denk vanuit werknemers en vakbonden

Wat zijn de drijfveren, uitgangspunten en klemtonen van de vakbonden? Als u zich in hun positie stelt, zult u merken dat ze vaak fundamenteel verschillen van die van het bedrijf. Soms staan ze zelfs lijnrecht tegenover elkaar. Om in die omstandigheden een zinnig gesprek te voeren, is inlevingsvermogen noodzakelijk.

Wat verwachten de vakbonden en de werknemers van de onderneming? Wat motiveert ze? Voelen ze zich goed in de heersende bedrijfscultuur? Om te achterhalen wat er op de werkvloer leeft, moet u zich dit soort vragen stellen. Denk vanuit de behoeften en standpunten van uw werknemers en hun vakbonden. Dan is het ook veel makkelijker om op hun verwachtingen te anticiperen.

Principe 5: gun ze de tijd

Druk een beslissing van het management nooit botweg door. U wekt dan immers de indruk dat u de vakbonden in snelheid wilt nemen. Geef ze de tijd om hun achterban te raadplegen. Anders voelen ze zich gepasseerd en de volgende keer komt u daar zeker niet mee weg.

Principe 6: slik uw trots in

Het is belangrijk om de vakbonden hun plaatsje in de zon te gunnen. Als u ze regelmatig bij uw werknemers en hun achterban laat scoren, zal het minder vaak donderen.

Voor u is het vooral belangrijk om bij uw aandeelhouders te scoren. Dat kan perfect als u ook de vakbonden op tijd en stond een overwinning gunt. Probeer zeker niet halsstarrig om ze klein te houden. Veel bedrijven waarin de vakbonden sterk staan doen het juist uitstekend.

Vuisten op tafel: bevries en ontmijn de crisis

Slechte resultaten, profileringsdrang van de vakbonden, symbolische acties, een slecht economisch klimaat, communicatieblunders van het management: er zijn altijd wel zaken die tot een conflict kunnen en zullen leiden. De eerste zes principes verminderen de kans op escalatie en zorgen voor een betere afwikkeling. In een conflictsituatie gelden echter drie specifieke principes.

Principe 7: bevries de situatie

Als er zich een conflict voordoet, verdient het uw volle aandacht. Door het te ontkennen of te minimaliseren, riskeert u immers een kettingreactie. De vakbonden voelen zich miskend en in plaats van met één probleem zit u dan spoedig met een hele waslijst problemen opgescheept. “Dit volstaat niet om uw volle aandacht te krijgen? Nee? Dan doen we er nog een schepje bovenop!”

Kleine meningsverschillen worden plots fundamentele tegenstellingen. Oude problemen worden opgerakeld en nieuwe duiken uit het niets op. Door van meet af aan de ernst van de zaak te erkennen, vermijdt u deze situatie en voorkomt u allerlei neveneffecten en extra problemen.

Principe 8: zie niet alleen de druppel, maar de hele emmer

De kwestie die het conflict in gang heeft gezet, is haast altijd slechts een katalysator. Verwar de aanleiding van een conflict niet met de oorzaak ervan. Die zit meestal dieper en is daardoor ook minder zichtbaar.

Principe 9: benut de symboolwaarde van de druppel

De symboolwaarde van de druppel is vaak zo groot dat het aanpakken ervan een belangrijke rol kan spelen bij de oplossing van het conflict. Zo wordt de katalysator een hefboom in uw eigen voordeel.

Struikelen de vakbonden over de splinternieuwe Porsche Cayenne van de financieel directeur op een moment dat het bedrijf moet afslanken en leggen ze de boel plat? Gooi de Cayenne eruit, op voorwaarde dat iedereen weer aan het werk gaat, en bezorg uw financieel directeur een wat minder aanstootgevende wagen. Uw toegeving kost u geen cent, maar speelt wel mee in de onderhandelingen over de afslanking.